Page
Как работать во время карантина?

Как работать во время карантина?

06.04.2020 / Просмотры

Сегодня вопрос о том, как продуктивно и эффективно выстроить свою удаленную работу, становится все более актуальным. Особенно для тех, кто привык постоянно находиться в офисе под чутким руководством и контролем, а теперь во время карантина работать приходится в домашних условиях. Как организовать себя и рабочие процессы так, чтобы оставаться продуктивным и все успевать? Давайте разбираться и учиться работать дома.

 

 

 

Устраняем отвлекающие факторы

 

 

 

 

 

Домашние условия подсознательно воспринимаются нами как среда для отдыха, в отличие от офиса, где вся обстановка так и кричит: «Не бездельничай, работай!». Бытовые дела, телевизор на фоне, беседы с родными ни о чем – и еще много других факторов, которые мешают сосредоточиться. Итого КПД продуктивности падает. Чтобы работа во время карантина из дома была такой же эффективной, как и в офисе, нужно создать соответствующие условия. Итак, от чего же в первую очередь стоит абстрагироваться?

 

  • Социальные сети;
  • Бытовые хлопоты;
  • Члены семьи;
  • Телевизор;
  • Прочие развлечения, вроде компьютерных игр, расслабляющей музыки и т.д.

 

Выделите себе рабочее пространство, а все отвлекающее унесите в другую комнату или хотя бы уберите из поля зрения. 

 

 

 

Формируем дисциплинированность

 

 

 

Пункт, который тесно связан с предыдущим. Одно из главных преимуществ дистанционной работы – отсутствие всевидящего ока босса, который каждые пять минут раздает указания, следит за порядком и контролирует все процессы. Но в этом же может быть и недостаток. Отсутствие внешнего стимула иногда приводит к регулярной прокрастинации. А потому нужно искать стержень внутри себя и работать над самодисциплиной. 

 

Так устроена человеческая природа, что без мотивационного пинка мы вряд ли начнем действовать. Но выход есть – давать этот пинок самому себе. Важно понимать, что без самодисциплины не имеет смысла двигаться дальше: формировать режим дня, планировать список дел, ставить напоминания в телефоне и скачивать приложения для тайм-менеджмента и эффективной работы. Любое из этого будет вами проигнорировано, если вы не настроитесь на работу.

 

 

 

 

К сожалению, дисциплинировать самого себя не так просто, как может показаться. Эволюцией заложено, что наш организм в любой ситуации пытается сохранить такую драгоценную энергию. В том числе и в тех случаях, когда вы предпринимаете попытку поработать из дома. Мозг просто не понимает, зачем нужно напрягаться, если можно полежать и посмотреть фильм или попить кофейку. 

 

Чтобы взять себя в руки и начать эффективно работать из дома, можно воспользоваться одним из этих способов:

 

  • Работайте в команде. Если ваш офис просто перевели временно на удаленку, будьте всегда на связи со своими коллегами. Если от вашей работы зависит не только личный результат, но и результат другого человека, это сильно подстегивает и мотивирует. Когда в 10:00 уже назначен деловой звонок, не получится слиться. Боязнь подвести будет выше лени.
  • Пообещайте себе небольшой приз за каждое выполненное задание, например, вкусный кофе или кубик шоколада.
  • Найдите свой личный мотиватор. Например, попросите близкого человека напоминать вам о рабочем времени и перерывах на отдых. Желательно выбрать для этой роли того, кого вы действительно будете слушать, кто является для вас авторитетом.
  • Пробуйте делать одно дело хотя бы 15 минут не отвлекаясь. Там, глядите, втянетесь и доделаете дело до конца.
  • Наш внешний вид влияет на то, как мы себя ощущаем, поэтому собраться с мыслями и настроиться на рабочий лад, сидя в трениках, сложнее, чем в офисной одежде, например.

 

 

 

Расписываем режим дня

 

 

 

Одна из первых проблем, с которыми сталкивается работник на дому, - отсутствие четко спланированного режима дня. Поначалу кажется, что получится работать, «когда захочется». Но на деле это «захочется» может вообще не наступить. Пока на горизонте не замаячит дедлайн, мы за работу не возьмемся.

 

 

 

 

Именно поэтому сразу после выработки самодисциплины стоит заняться планированием рабочего дня и периодов отдыха. При этом вовсе не обязательно подробно расписывать все это, составляя сложные схемы и таблицы. Достаточно определить часы, которые вы отводите исключительно для работы. Например, с 10:00 до 18:00. И пускай будет перерыв на обед. А дальше главное – не давать себе слабину и не халтурить в течение этого времени.

 

Преимущество удаленной работы заключается в том, что рабочие часы вы можете для себя выбрать в любое время суток. Например, если вы сова и наиболее продуктивны ближе к вечеру, тогда беритесь за работу в 14:00 и завершайте ее в 20:00. Так что, возможно, вам даже понравится работать в период карантина.

 

Главное – влиться в этот график, приспособиться к нему. Далее вы сможете постепенно дополнять свой день другими делами и все успевать: заниматься спортом, читать книги, гулять, встречаться с друзьями, развиваться и многое другое. Важно начать, а дальше будет легко.

 

 

 

Планируем задачи и цели

 

 

 

Недостаточно просто составить режим дня. Это не равно планированию. В первом случае мы определяем просто те часы, которые будут заняты работой, а вот какой именно – это уже задача этого пункта. Во время планирования необходимо продумать и детально расписать список конкретных задач наперед. Например:

 

  • В 9:00 сделать звонок по работе насчет поставок;
  • Написать отчет;
  • Разобрать входящие заявки;
  • Оплатить заказ и т.д.

 

Это поможет вам определить важные дела и не отложить их на потом. Как это воплотить, выбирайте сами: если удобно по старинке в ежедневнике – пожалуйста, если проще в заметках или в специальном приложении на телефоне – тоже отлично. Главное, чтобы вы реально выполнили то, что запланировали.

 

Бенджамин Франклин, придумал собственную систему планирования, которая получила название пирамида Франклина. В ней все дела и задачи распределяются по степени важности и приоритетности:

 

 

 

 

  1. План на день. Сюда относятся текущие задачи, которые вы сможете решить за рабочую смену.
  2. Краткосрочный план. Это те дела, которые требуют определенной подготовки и времени. Например, обновить ассортимент в интернет-магазине, составить стратегию продвижения и т.д. Это задачи, решение которых может занять несколько месяцев.
  3. Долгосрочный план. Составляет на год или даже несколько лет. Это стратегические цели, которые вы постепенно, шаг за шагом, будете реализовывать в виде небольших задач.
  4. Генеральный план достижения цели. Это составные части чего-то масштабного, к чему вы стремитесь. Расписывается так: для того чтобы заработать миллион, мне нужно выполнить следующее … (шаги-задачи, которые приведут к достижению этой цели).
  5. Глобальная цель, в которой вы видите смысл своей жизни.
  6. Ваши основные жизненные ценности.

 

Суть этой пирамиды в том, что вы должны определить себе главную цель, которой будут подчинены все остальные мелкие задачи. Если вы поймете, к какой главной цели стремитесь, загоритесь идеей, тогда и выполнение небольших дел будет для вас не в тягость, потому что вы знаете, зачем вам это.

 

 

 

Расставляем приоритеты

 

 

 

Все задачи по работе имеют разную степень важности и срочности. Какие-то нужно решить как можно быстрее, а другие можно отложить. Известный специалист в сфере менеджмента Стивен Кови разработал следующую систему управление временем:

 

 

 

 

  • Важные и срочные. Те вопросы, которые никому нельзя делегировать и которые нужно решить в первую очередь.
  • Важные, но не срочные. Основной список задач, который требует определенного времени. Именно этот блок, по мнению Кови, способствует прогрессу и успешному достижению цели.
  • Срочные, но не важные. Это какие-то незначительные нюансы, которые нужно сделать сейчас. Например, оплатить заказ. Вроде бы мелочь, но если отложить, придет все не скоро.
  • Не важные и не срочные. Грубо говоря, это то, что можно отложить в долгий ящик. Или, вообще, делегировать кому-то.

 

Сконцентрируйтесь на том, что действительно срочно и «горит», чтобы потом не сталкиваться с реальными дедлайнами. 

 

 

 

Формируем привычку

 

 

 

Считается, что если что-то делать в течение 21 дня, это станет привычкой. Однако это миф, которым мы обязаны пластическому хирургу и автору книги «Психокибернетика» Максуэллу Малцу. В ходе медицинской практики он заметил, что через 21 день его клиенты привыкают к своей новой внешности и больше не испытывают дискомфорт. И все, больше никаких исследований он не проводил, все на уровне бытового наблюдения своих пациентов. Однако книга, которую он написал, стала бестселлером и в результате цифра 21 осела в наших умах.

 

 

 

 

 

Сколько действительно потребуется времени для выработки привычки? Филиппа Лейлли из Университетского Колледжа в Лондоне провела исследование: 96 добровольцев в течение 12 недель пытались сформировать привычки по здоровому образу жизни. Средний результат составил 66 дней. 

 

Кроме того, было замечено, что плохие привычки формируются быстрее, чем хорошие. Но есть и хорошие новости: сформировать привычку будет легче, если придерживаться режима дня. Не стоит полагаться на авось и считать, будто само как-то наладится. Лучше потерпеть первое время, заставлять себя, а потом это станет для вас привычным образом жизни.

 

Делимся с вами несколькими действенными советами, которые позволят вам грамотно использовать свое рабочее время:

 

  • Вставайте и ложитесь спать в одно время;
  • Решайте свои деловые задачи в рабочей обстановке: не на диване, а за столом, не с чашкой чая и бутербродами, а с компьютером и ежедневником;
  • Разработайте режим питания, чтобы не отвлекаться на бесчисленные перекусы и не голодать;
  • Выделите время на перерыв для отдыха в течение рабочего дня.
  • Придерживайтесь этого распорядка, не позволяйте себе «забить» на него, чтобы потом такой график стал для вас привычным и естественным.

 

 

 

Отдых – часть рабочего процесса

 

 

 

Отдыхать тоже нужно уметь. И работа на карантине наконец-то научит нас всех правильно отдыхать во время рабочего дня. Важный момент – релаксацию нужно себе организовать еще до того, как почувствуете усталость. Просто потому, что сильное переутомление требует в несколько раз больше времени для отдыха. Поэтому после выполнения каждой задачи позволяйте себе несколько минут отдохнуть. Вот так выглядит кривая изменения характера рабочей деятельности Кови:

 

 

 

 

Короткие перерывы на отдых значительно повышают работоспособность и эффективность труда. Эти паузы можно использовать для тех дел, которые приносят вам вдохновение и радость: выпить чашку кофе, прогуляться, съесть вкусняшку или поговорить с другом. Такой подход связан с нашей психологией: нам будет проще работать и выполнять даже самые скучные задачи, если мы знаем, что впереди нас ждет небольшое приятное вознаграждение. 

 

Но и здесь не забывайте про самодисциплину. Если вы выделили себе на перерыв 10 минут, выполните обещание и не сачкуйте. Поначалу может быть сложно, но все та же привычка снова придет вам на помощь.

 

 

 

Собираем инструменты для работы на карантине из дома

 

 

 

Если вы работаете в команде, то без специальных приложений и сервисов вам не обойтись. Благо, их сейчас действительно много. Разного функционала и дизайна. Выбирайте те, которые максимально удобны и просты в понимании для вас и вашего коллектива. Такие сервисы помогают обмениваться информацией, совместно ее редактировать, раздавать задачи, контролировать их выполнение, отслеживать результаты и многое другое. 

Поделимся с вами несколькими из них:

 

 

 

Фокус

 

 

 

Cold Turkey Blocker

 

 

 

 

Прекрасный сервис для тех, кто во время работы из дома постоянно отвлекается на новости и другие сайты. Cold Turkey Blocker на определенное время блокирует все ресурсы, которые вы внесли в «черный список», чтобы вы могли комфортно и продуктивно поработать.

 

 

 

Командная работа

 

 

 

Wrike

 

 

 

 

Это облачный ресурс, в котором можно обмениваться информацией и проектами, редактировать их всем коллективом и следить за выполнением задач другими. Подходит для компаний любого размера.

 

 

Basecamp

 

 

 

 

Этот сервис очень похож на предыдущий. Здесь также можно работать всем коллективом над общими проектами. Но главная польза в том, что здесь можно обсуждать все вопросы с клиентами. Они вносят свои замечания и комментарии, вы совместно решаете все вопросы.

 

 

 

Созвоны

 

 

 

Google Hangouts

 

 

 

 

Сервис для обмена сообщениями и организации видеотрансляций обязательно пригодится тем, кто много работает с почтой. Вам понадобится всего лишь зарегистрированный аккаунт в Google и пара минут для того, чтобы освоиться.

 

 

TeamViewer

 

 

 

 

Настоящая палочка-вырулочка для тех, кому «проще показать, чем объяснить». TeamViewer позволяет удаленно подключиться к рабочему столу вашего коллеги, где бы тот ни находился, и производить с ним любые манипуляции. Программа работает как с компьютера, так и с телефона даже при 3G интернет-соединении.

 

 

Camtasia

 

 

 

 

Сервис, который поможет вам делать видеоролики с записью экрана, чтобы продемонстрировать команде или клиенту, как правильно сделать или оформить что-то, как проходит процесс и т.д. Создавайте качественные видеоинструкции и скринкасты.

 

 

 

Организация данных

 

 

 

Google Drive

 

 

 

 

О нем вы точно знаете и 100% уже используете. Отличный сервис для совместного редактирования текстовых документов, таблиц. А также идеальное облачное хранилище.

 

 

Trello

 

 

 

 

Платформа для работы с проектами посредством досок, списков и карточек пригодится, если у вас большая команда и постоянно пополняющийся список задач. Создавайте доски проектов, добавляйте туда задания и меняйте их статусы, чтобы следить за выполнением. 

 

 

MindMeister

 

 

 

 

Если нужно устроить мозговой штурм и с помощью визуальных карт спланировать проект, этот сервис вам точно нужен. Делитесь своими планами и задачами с другими и решайте их вместе.

 

 

 

Создание онлайн-продукта

 

 

 

Ucraft

 

 

Решили не просто перейти на удаленное взаимодействие между собой, но и усилить свои онлайн-услуги? На Ucraft есть множество готовых шаблонов под разные бизнес-цели: интерент-магазин, сайт-визитка, промо-страница и многое другое. Кроме того, вы можете работать над сайтом все вместе онлайн, каждый со своего компьютера.

 

 

 

 

Ну и обязательно выберите инструмент для связи. Это может быть обычный мессенджер, типа WhatsApp, Телеграм. Или сервис для видеозвонков. Допустим, Skype. Подумайте, какой формат наиболее удобен для обсуждения деталей вашей работы и для сотрудников, и используйте его для решения неотложных вопросов.

 

 

 

Заключение

 

 

 

А напоследок хочется сказать, что эффективность вашей работы напрямую зависит только от вас. Как говорится, было бы желание, возможности найдутся. Так что немного силы воли, немного самодисциплины, еще чуть-чуть грамотного планирования и режима дня, и вы даже думать не будете о работе в офисе. И почитайте книгу «Remote: офис не обязателен», здесь вы найдете ответы на многие вопросы и даже вдохновение. Удачи!