Для многих предпринимателей переход на дистанционную работу вызывает настоящий стресс: как теперь быть уверенным, что сотрудник действительно работает, а не смотрит телевизор на диване? Однако некоторые исследования убеждают нас, что удаленка может быть гораздо эффективнее и результативнее работы в офисе, а производительность сотрудников повышается на 20%.
Чтобы получить такой результат, нужно следовать определенной стратегии, а не пускать все на самотек. Сегодня мы разберемся, как грамотно организовать дистанционную работу.
Базовые принципы удаленной работы
Чтобы перевести работу в удаленный режим или начать с самого нуля, нужно держать в голове общее понимание всех процессов. Для этого предлагаем краткий план для организации единой системы:
- Каналы для связи. Несколько общих путей коммуникации, чтобы не возникало путаницы.
- Каналы для экстренной связи (запасные варианты). Например, это может быть номер телефона сотрудника-связного, который будет осуществлять координацию между остальными членами команды в особых случаях.
- Онлайн-планинг и доска объявлений. Ниже разберем примеры сервисов, которые помогут планировать и распределять задачи между сотрудниками.
- Быстрый вариант обмена файлами.
- Хранилище для информации, которая неактуальна на данный момент, но может еще пригодиться.
Определение человека на роль связного.
При выборе основных каналов для связи руководствуйтесь принципом «одной кнопки». Сотрудник не должен сталкиваться с путаницей: то отправить документ по почте, то сообщить и информацию по телефону, то написать отчет в мессенджере. Желательно найти такой способ связи, через который могут связаться все и по разным поводам. Допустим, всем известный Skype, в котором можно и коллективно связаться, и лично позвонить, и сообщение отправить.
А вообще, для организации дистанционной работы хватает 3 каналов связи:
- общий чат;
- отдельные чаты или корпоративная почта для связи между сотрудниками конкретных отделов (горизонтальная связь);
- линия коммуникации со связным.
Если коллектив большой, в общем чате в потоке информации важные сообщения могут затеряться. Чтобы этого не происходило, лучше писать в общей беседе исключительно важные и относящиеся ко всем сообщения. Для неформальной коммуникации и обращения к отдельным сотрудникам лучше использовать дополнительные способы связи.
Как обеспечить обмен информацией?
Документация, проекты, исходные данные и многое другое. Как оперативно отправить это всем и сразу, чтобы каждый имел доступ в любое время? Разберемся с основными принципами:
- Выберите хранилище и организуйте там систему папок с четкими наименованиями. Структурировать это все можно по проектам, по отделам, формату документов, по сотрудникам или по другим признакам. А можно вообще дублировать документы сразу в несколько папок для удобства.
- Дополнительно стоит иметь запасную папку для «неформатного хаоса», куда можно сохранять все временно неактуальные документы, а также те файлы, которые пока не подходят для остальных папок.
- Разработайте свои критерии, по которым можно из актуальных папок переносить документы в неактуальные.
- Сотрудники должны иметь доступ только к тем файлам, которые им действительно необходимы для работы. А еще продумайте следующее: если специалисту достаточно просмотра документа, не открывайте для него функцию редактирования. Так вы сможете контролировать рабочие процессы.
- Сохраняйте всю документацию, но в разном объеме и формате. Временно неактуальную информацию можно сжимать или переносить на дополнительные ресурсы, чтобы она не занимала место и не мешала работе.
Рекомендации по управлению удаленными сотрудниками
- Оплату удаленной работы лучше рассчитывать в зависимости от результатов, производительности труда и качества выполненных задач. Идеальный вариант – это сдельная заработная плата или сдельная оплата с дополнительными премиями за перевыполнение или особые заслуги.
- Хорошо, когда у каждого сотрудника есть свой KPI (ключевые показатели, параметры), по которым начальник может анализировать эффективность его работы. Такая система должна быть открытой, и работник в любой момент должен иметь возможность с ней ознакомиться.
- Заранее предусмотрите самостоятельность в работе. Обеспечьте сотрудников всей необходимой технической и информационной базой, чтобы они могли сначала самостоятельно разобраться с возникшими вопросами и только в крайнем случае обращались к начальству.
- Откройте работникам доступ к необходимым энциклопедиям, курсам, статьям, базам данных, где они смогут найти всю необходимую информацию, а не дергать по каждому вопросу начальство.
- Крайне важно периодически интересоваться бытовыми условиями членов коллектива, ведь во время удаленной работы каждая проблема дома может сказываться на производительности.
- Составьте гибкий график без трудновыполнимых дедлайнов и требований.
- Укрепляйте корпоративный дух: проводите совместные онлайн-совещания, тренинги, конференции и вебинары.
Сервисы для организации удаленной работы
Ставить задачи и контролировать их выполнение удобно через специальные сервисы. Мы разбили их на несколько категорий по функционалу и предлагаем с ними разобраться:
1. Сервисы для постановки и распределения задач
Это Todoist, Trello, Asana, Планировщик (Майкрософт). Эти ресурсы позволяют формулировать задачи, устанавливать для них дедлайны, степень срочности, назначать исполнителей и многое другое. Разобраться в них сможет каждый, они предельно просты в использовании, совершенно бесплатные или очень бюджетные. Такие сервисы отлично подойдут для компаний с маленьким коллективом сотрудников.
2. CRM-системы
Наиболее популярными являются amoCRM, Мегаплан и Битрикс24. Такие системы изначально предназначены для коммуникации сразу с клиентами. Здесь можно формировать базу клиентов, оценивать продажи и многое другое. Но и функция постановки задач для коллектива здесь тоже присутствует. А благодаря связи с клиентской базой, можно сразу работать со звонками, распределять сотрудников по группам клиентов и оценивать их эффективность.
Однако иногда разобраться в CRM-системах бывает сложно: к ним нужно привыкнуть, работникам придется потратить время, чтобы понять, куда и зачем нужно нажимать. Так что такой вариант работы больше подходит для крупных компаний с большим штатом сотрудников, где сервисами из первого нашего блока не обойтись.
3. Сервисы для обмена данными
Тут на помощь приходят облачные хранилища вроде Microsoft Office Online, Google Disk, Яндекс.Диск и Dropbox. Они позволяют хранить файлы любых форматов, просматривать и скачивать их из любого города мира, открывать совместный доступ и редактировать коллективно. Например, копирайтер написал текст, загрузил его на корпоративный Гугл Диск, и весь коллектив сразу просмотрел, внес поправки.
4. Каналы связи
Например, мессенджеры - Telegram, Good Support, Slack, Rocket chat и другие. Тут можно создать общий корпоративный чат, отдельные беседы для каждого отдела или проекта. Сюда же можно интегрировать документы с Гугл Диска, а также рабочие доски Трелло.
С такими сервисами удаленная работа будет проходить практически так же, как в офисе: мгновенное получение задачи от руководства, отчеты о проделанной работе и стадии процесса, обмен информацией и документами, совместное редактирование и общение по основным вопросам.
Как контролировать рабочие процессы?
В офисе проследить за деятельностью сотрудников несложно – они всегда на виду. Удаленный процесс проконтролировать сложнее: как узнать, что в действительности делает работник? Только ли по результатам его деятельности? Тут есть два варианта:
1. Установить на компьютеры сотрудников специальные программы, например, AeroAdmin, Kickidler, Стахановец
Такие сервисы позволяют:
- в любое время подключиться к устройству сотрудника и увидеть, чем он в этот момент занят;
- контролировать рабочее время, сверхурочные и прогулы;
- установить, какие ресурсы использовал в своей работе сотрудник;
- увидеть по веб-камере, кто именно работает за компьютером;
- контролировать, чтобы сотрудник не использовал важные корпоративные документы в своих целях.
Важный момент! Законность использования таких программ обеспечивается соответствующим пунктом в договоре с сотрудником и его письменным согласием на это.
2. Создание общего рабочего пространства
В этом помогут такие ресурсы, как Gotomeeting, Wrike и TokBox. Фактически они создают онлайн-офис, в котором объединяются и CRM, и мессенджер. Там можно ставить задачи, назначать исполнителей, обсуждать рабочие моменты в общих чатах, общаться по видеосвязи и многое другое.
Такие сервисы создают особую рабочую атмосферу, коллективная работа в них формирует ощущение, будто все сидят за соседними столами в офисе. Тут можно не только решать рабочие моменты, но и проводить совещания, просто общаться и контролировать деятельность друг друга.
Как мотивировать сотрудников на удаленке?
Находясь вне офиса, вне коллектива, сложно постоянно находиться в рабочем настроении и трудиться не покладая рук. Однако есть несколько рекомендаций, как повысить мотивацию даже на расстоянии:
1. Общайтесь не только текстовыми сообщениями. Хотя бы раз в неделю созванивайтесь по видеосвязи, проводите онлайн-конференции и совещания, чтобы слышать голоса друг друга и видеть знакомые лица. Так вы будете гораздо оперативнее и эффективнее решать вопросы, ставить задачи и цели обсуждать успехи и проделанную работу в целом, транслируя при этом энтузиазм и стремление к новым результатам.
2. Периодически устраивайте реальные встречи (по мере необходимости и возможности). Естественно, сейчас, во время карантина, это нереально, но в дальнейшем будет очень актуальным. Это может быть неформальная встреча за беседой ни о чем или деловой ужин, в любом случае такие коллективные вылазки укрепляют межличностные отношения, позволяют лучше друг друга узнать.
3. Делите масштабные задачи на мелкие. Идеальная схема, когда на выполнение одного задания уходить максимум 5 рабочих дней. Так будет проще контролировать процессы, да и сам сотрудник будет понимать, что результат не за горами и ему не придется потеть три года ради какой-то призрачной вершины там, вдали. Гораздо легче всем участникам процесса идти небольшими шагами.
4. Регулярно поощряйте сотрудников. Даже элементарная словесная похвала может очень замотивировать и прибавить сил работнику. Каждому важно осознавать, что его труд оценили, он не прошел зря. А вот от метода кнута в удаленке лучше отказаться. Каждый нагоняй, когда не видишь человека лично, ранит еще больней.
На решение каждой задачи отводите время с запасом. Оговаривая с сотрудником дедлайн, накидывайте пару-тройку лишних дней на случай непредвиденных обстоятельств. Особенно это касается работников творческой сферы, у которых многое зависит от вдохновения и настроения.
5. Выпускайте базовый продукт, а потом беритесь за совершенствование. Работайте по принципу MVP – минимально допустимого продукта. То есть сделайте продукт, который включает стандартные, базовые функции. На это, как правило, уходит не более трех месяцев. А уже потом работайте над развитием, обновлением и сопутствующими продуктами. Так всей команде будет проще отслеживать результат проделанной работы и достигать цели.
Эффективная удаленная работа во многом зависит от грамотного планирования и четкой стратегии. Если руководитель точно понимает, что и как нужно сделать, то и его сотрудники будут работать слаженно и результативно. Надеемся, что наши рекомендации помогут вам в этом.