Page
Как управлять командой на удаленке?

Как управлять командой на удаленке?

30.05.2020 / Просмотры

 

Для многих предпринимателей переход на дистанционную работу вызывает настоящий стресс: как теперь быть уверенным, что сотрудник действительно работает, а не смотрит телевизор на диване? Однако некоторые исследования убеждают нас, что удаленка может быть гораздо эффективнее и результативнее работы в офисе, а производительность сотрудников повышается на 20%. 

 

Чтобы получить такой результат, нужно следовать определенной стратегии, а не пускать все на самотек. Сегодня мы разберемся, как грамотно организовать дистанционную работу.

 

Базовые принципы удаленной работы

 

Чтобы перевести работу в удаленный режим или начать с самого нуля, нужно держать в голове общее понимание всех процессов. Для этого предлагаем краткий план для организации единой системы:

 

  • Каналы для связи. Несколько общих путей коммуникации, чтобы не возникало путаницы.
  • Каналы для экстренной связи (запасные варианты). Например, это может быть номер телефона сотрудника-связного, который будет осуществлять координацию между остальными членами команды в особых случаях.
  • Онлайн-планинг и доска объявлений. Ниже разберем примеры сервисов, которые помогут планировать и распределять задачи между сотрудниками.
  • Быстрый вариант обмена файлами.
  • Хранилище для информации, которая неактуальна на данный момент, но может еще пригодиться.
  • Определение человека на роль связного.

 

При выборе основных каналов для связи руководствуйтесь принципом «одной кнопки». Сотрудник не должен сталкиваться с путаницей: то отправить документ по почте, то сообщить и информацию по телефону, то написать отчет в мессенджере. Желательно найти такой способ связи, через который могут связаться все и по разным поводам. Допустим, всем известный Skype, в котором можно и коллективно связаться, и лично позвонить, и сообщение отправить.

 

А вообще, для организации дистанционной работы хватает 3 каналов связи:

 

  • общий чат;
  • отдельные чаты или корпоративная почта для связи между сотрудниками конкретных отделов (горизонтальная связь);
  • линия коммуникации со связным.

 

Если коллектив большой, в общем чате в потоке информации важные сообщения могут затеряться. Чтобы этого не происходило, лучше писать в общей беседе исключительно важные и относящиеся ко всем сообщения. Для неформальной коммуникации и обращения к отдельным сотрудникам лучше использовать дополнительные способы связи.

 

 

 

 

Как обеспечить обмен информацией?

 

Документация, проекты, исходные данные и многое другое. Как оперативно отправить это всем и сразу, чтобы каждый имел доступ в любое время? Разберемся с основными принципами:

 

  • Выберите хранилище и организуйте там систему папок с четкими наименованиями. Структурировать это все можно по проектам, по отделам, формату документов, по сотрудникам или по другим признакам. А можно вообще дублировать документы сразу в несколько папок для удобства.
  • Дополнительно стоит иметь запасную папку для «неформатного хаоса», куда можно сохранять все временно неактуальные документы, а также те файлы, которые пока не подходят для остальных папок. 
  • Разработайте свои критерии, по которым можно из актуальных папок переносить документы в неактуальные.
  • Сотрудники должны иметь доступ только к тем файлам, которые им действительно необходимы для работы. А еще продумайте следующее: если специалисту достаточно просмотра документа, не открывайте для него функцию редактирования. Так вы сможете контролировать рабочие процессы.
  • Сохраняйте всю документацию, но в разном объеме и формате. Временно неактуальную информацию можно сжимать или переносить на дополнительные ресурсы, чтобы она не занимала место и не мешала работе.

 

 

Рекомендации по управлению удаленными сотрудниками

 

  • Оплату удаленной работы лучше рассчитывать в зависимости от результатов, производительности труда и качества выполненных задач. Идеальный вариант – это сдельная заработная плата или сдельная оплата с дополнительными премиями за перевыполнение или особые заслуги.
  • Хорошо, когда у каждого сотрудника есть свой KPI (ключевые показатели, параметры), по которым начальник может анализировать эффективность его работы. Такая система должна быть открытой, и работник в любой момент должен иметь возможность с ней ознакомиться.
  • Заранее предусмотрите самостоятельность в работе. Обеспечьте сотрудников всей необходимой технической и информационной базой, чтобы они могли сначала самостоятельно разобраться с возникшими вопросами и только в крайнем случае обращались к начальству. 
  • Откройте работникам доступ к необходимым энциклопедиям, курсам, статьям, базам данных, где они смогут найти всю необходимую информацию, а не дергать по каждому вопросу начальство.
  • Крайне важно периодически интересоваться бытовыми условиями членов коллектива, ведь во время удаленной работы каждая проблема дома может сказываться на производительности.
  • Составьте гибкий график без трудновыполнимых дедлайнов и требований.
  • Укрепляйте корпоративный дух: проводите совместные онлайн-совещания, тренинги, конференции и вебинары.

 

 

Сервисы для организации удаленной работы

Ставить задачи и контролировать их выполнение удобно через специальные сервисы. Мы разбили их на несколько категорий по функционалу и предлагаем с ними разобраться:

 

1. Сервисы для постановки и распределения задач

 

Это Todoist, Trello, Asana, Планировщик (Майкрософт). Эти ресурсы позволяют формулировать задачи, устанавливать для них дедлайны, степень срочности, назначать исполнителей и многое другое. Разобраться в них сможет каждый, они предельно просты в использовании, совершенно бесплатные или очень бюджетные. Такие сервисы отлично подойдут для компаний с маленьким коллективом сотрудников.

 

2. CRM-системы

 

Наиболее популярными являются amoCRM, Мегаплан и Битрикс24. Такие системы изначально предназначены для коммуникации сразу с клиентами. Здесь можно формировать базу клиентов, оценивать продажи и многое другое. Но и функция постановки задач для коллектива здесь тоже присутствует. А благодаря связи с клиентской базой, можно сразу работать со звонками, распределять сотрудников по группам клиентов и оценивать их эффективность.

 

Однако иногда разобраться в CRM-системах бывает сложно: к ним нужно привыкнуть, работникам придется потратить время, чтобы понять, куда и зачем нужно нажимать. Так что такой вариант работы больше подходит для крупных компаний с большим штатом сотрудников, где сервисами из первого нашего блока не обойтись.

 

3. Сервисы для обмена данными

 

Тут на помощь приходят облачные хранилища вроде Microsoft Office Online, Google Disk, Яндекс.Диск и Dropbox. Они позволяют хранить файлы любых форматов, просматривать и скачивать их из любого города мира, открывать совместный доступ и редактировать коллективно. Например, копирайтер написал текст, загрузил его на корпоративный Гугл Диск, и весь коллектив сразу просмотрел, внес поправки.

 

4. Каналы связи

 

Например, мессенджеры - Telegram, Good Support, Slack, Rocket chat и другие. Тут можно создать общий корпоративный чат, отдельные беседы для каждого отдела или проекта. Сюда же можно интегрировать документы с Гугл Диска, а также рабочие доски Трелло. 

 

С такими сервисами удаленная работа будет проходить практически так же, как в офисе: мгновенное получение задачи от руководства, отчеты о проделанной работе и стадии процесса, обмен информацией и документами, совместное редактирование и общение по основным вопросам.

 

 

 

 

Как контролировать рабочие процессы?

В офисе проследить за деятельностью сотрудников несложно – они всегда на виду. Удаленный процесс проконтролировать сложнее: как узнать, что в действительности делает работник? Только ли по результатам его деятельности? Тут есть два варианта:

 

1. Установить на компьютеры сотрудников специальные программы, например, AeroAdmin, Kickidler, Стахановец

 

Такие сервисы позволяют:

  • в любое время подключиться к устройству сотрудника и увидеть, чем он в этот момент занят;
  • контролировать рабочее время, сверхурочные и прогулы;
  • установить, какие ресурсы использовал в своей работе сотрудник;
  • увидеть по веб-камере, кто именно работает за компьютером;
  • контролировать, чтобы сотрудник не использовал важные корпоративные документы в своих целях.

 

Важный момент! Законность использования таких программ обеспечивается соответствующим пунктом в договоре с сотрудником и его письменным согласием на это.

 

2. Создание общего рабочего пространства

 

В этом помогут такие ресурсы, как Gotomeeting, Wrike и TokBox. Фактически они создают онлайн-офис, в котором объединяются и CRM, и мессенджер. Там можно ставить задачи, назначать исполнителей, обсуждать рабочие моменты в общих чатах, общаться по видеосвязи и многое другое.

 

Такие сервисы создают особую рабочую атмосферу, коллективная работа в них формирует ощущение, будто все сидят за соседними столами в офисе. Тут можно не только решать рабочие моменты, но и проводить совещания, просто общаться и контролировать деятельность друг друга.

 

 

Как мотивировать сотрудников на удаленке?

 

Находясь вне офиса, вне коллектива, сложно постоянно находиться в рабочем настроении и трудиться не покладая рук. Однако есть несколько рекомендаций, как повысить мотивацию даже на расстоянии:

 

  1. Общайтесь не только текстовыми сообщениями. Хотя бы раз в неделю созванивайтесь по видеосвязи, проводите онлайн-конференции и совещания, чтобы слышать голоса друг друга и видеть знакомые лица. Так вы будете гораздо оперативнее и эффективнее решать вопросы, ставить задачи и цели обсуждать успехи и проделанную работу в целом, транслируя при этом энтузиазм и стремление к новым результатам.
  2. Периодически устраивайте реальные встречи (по мере необходимости и возможности). Естественно, сейчас, во время карантина, это нереально, но в дальнейшем будет очень актуальным. Это может быть неформальная встреча за беседой ни о чем или деловой ужин, в любом случае такие коллективные вылазки укрепляют межличностные отношения, позволяют лучше друг друга узнать.
  3. Делите масштабные задачи на мелкие. Идеальная схема, когда на выполнение одного задания уходить максимум 5 рабочих дней. Так будет проще контролировать процессы, да и сам сотрудник будет понимать, что результат не за горами и ему не придется потеть три года ради какой-то призрачной вершины там, вдали. Гораздо легче всем участникам процесса идти небольшими шагами.
  4. Регулярно поощряйте сотрудников. Даже элементарная словесная похвала может очень замотивировать и прибавить сил работнику. Каждому важно осознавать, что его труд оценили, он не прошел зря. А вот от метода кнута в удаленке лучше отказаться. Каждый нагоняй, когда не видишь человека лично, ранит еще больней.
  5. На решение каждой задачи отводите время с запасом. Оговаривая с сотрудником дедлайн, накидывайте пару-тройку лишних дней на случай непредвиденных обстоятельств. Особенно это касается работников творческой сферы, у которых многое зависит от вдохновения и настроения.
  6. Выпускайте базовый продукт, а потом беритесь за совершенствование. Работайте по принципу MVP – минимально допустимого продукта. То есть сделайте продукт, который включает стандартные, базовые функции. На это, как правило, уходит не более трех месяцев. А уже потом работайте над развитием, обновлением и сопутствующими продуктами. Так всей команде будет проще отслеживать результат проделанной работы и достигать цели.

 

Эффективная удаленная работа во многом зависит от грамотного планирования и четкой стратегии. Если руководитель точно понимает, что и как нужно сделать, то и его сотрудники будут работать слаженно и результативно. Надеемся, что наши рекомендации помогут вам в этом.