Виртуальный офис, или офис в кармане – один из современных трендов российского бизнес-сообщества. Предприниматели отказываются от офисных помещений и работают из любимых кофеен и комфортных коворкингов. Почему компании выбирают виртуальные офисы?
Виртуальный офис нужен, если надо ...
… сокращать расходы.
Важным преимуществом виртуального офиса является возможность сокращения расходов. Не надо брать в аренду или покупать помещение, организовывать рабочие места для сотрудников, закупать необходимое оборудование и технику. Виртуальный офис позволяет работать из дома, сотрудники используют для работы свои ПК, ноутбуки, смартфоны, принтеры.
Значительная экономия достигается и за счет привлечения к работе (проекту) высококвалифицированных сотрудников из удаленных городов России и мира. Специалист работает удаленно, при этом руководитель не думает о переезде сотрудника, трансфере, поиске и оплате для него жилья. Можно даже исключить командировки, все совещания проводить онлайн или с помощью сервиса конференц-связи.
… работать и оставаться мобильным.
Нельзя сказать, что российские компании и начинающие бизнесмены полностью отказываются от стационарных рабочих мест. Однако сегодня бизнес стал более мобильным. Сотрудники не хотят и не могут сидеть на рабочих местах с 9 до 6 в силу большого числа командировок и работы «в полях», а также развития партнерских отношений и роста числа клиентов по всему миру.
Виртуальные офисы предполагают активное использование мобильных телефонов, но этот факт не пугает руководителей. Благодаря возможностям современной телефонии звонки сотрудников под контролем. С помощью сервиса FMC можно объединить личные номера менеджеров в единую корпоративную телефонную сеть, а виртуальная АТС автоматически фиксирует все звонки, ведет запись телефонных разговоров.
Удаленные коммуникации помогают поддерживать постоянную связь с клиентами. В случае работы с клиентами и партнерами из других часовых поясов, вызовы на телефонные номера компании могут поступать в нерабочее время или выходные (праздничные дни). Важно, что ни один такой звонок и соответственно клиент не потеряется. Можно настроить переадресацию на номер дежурного сотрудника или подключить голосовую почту.
… продавать везде и сразу.
Еще одним плюсом виртуальных офисов является отсутствие привязки компании и абонента к определенному адресу. Так, возможности современной IP-телефонии позволяют общаться с клиентами, партнерами и коллегами из любой точки мира. Например, компания подключила виртуальный номер Москвы. Теперь неважно, в каком городе и даже стране работают менеджеры, они могут легко принять звонок, который пришел на городской московский номер.
Иногда на сайтах указаны многочисленные городские телефонные номера разных регионов. Это абсолютно не значит, что в каждом из представленных городов у компании есть офис или представитель. Многие из этих номеров являются виртуальными, то есть звонки, которые приходят на эти номера, могут принимать операторы единого колл-центра. Согласитесь, удобно и выгодно.
«Каждый 4-й клиент Телфин на базе IP-телефонии открывает виртуальный офис, создавая эффект присутствия компании в разных городах России и мира», - комментирует Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, одного из ведущих провайдеров IP-телефонии в России.
На базе каких ИТ-решений открывают виртуальные офисы?
Виртуальный офис строится на базе программных решений, которые позволяют эффективно общаться, исключительно используя возможности интернета. Обычно виртуальный офис включает в себя защищённый канал доступа сотрудников к системам компании, хостинг этих систем и сами IT-решения: электронный документооборот, корпоративный сайт, IP-телефония, CRM и ERP.
Сервисы IP-телефонии для виртуального офиса
- Облачная АТС - комплексное телеком-решение, на базе которого создаются корпоративные телефонные сети и объединяются все офисы компании в единую телефонную сеть.
- Виртуальные номера - обычный телефонный номер (городские или мобильные, 8-800) с большим числом дополнительных функций: многоканальный, без привязки к адресу компании и местоположению абонента.
- Статистика и журнал звонков - удобная функция виртуальной АТС для сбора информации о входящих и исходящих звонках: время ожидания ответа, продолжительность разговора, число принятых и пропущенных вызовов.
- Конференц-связь и голосовая почта - эффективные каналы для удаленного общения с клиентами и партнерами, которые позволяют компании и его сотрудникам всегда оставаться на связи.
- Интеграция с CRM и другими приложениями - гибкое решение для организации работы сотрудников со всеми приложениями «в одном окне»: коммуникации, обмен данными, постановка и контроль выполнения задач.
Это всего лишь несколько эффективных решений для дистанционного ведения бизнеса. В зависимости от городов и стран, где планирует работать компания, ее целей и бюджета на связь, данный список может варьироваться. Например, можно подключать виртуальные российские или иностранные номера, услуги «Будь своим», «Контроль пропущенных», «Мобильные сотрудник» (FMC) и другие.
Подводя итоги нашей статьи, хочется отметить, что сам процесс подключения и настройки виртуального офиса занимает всего 1-2 рабочих дня и зависят от количества выбранных сервисов и возможности настройки их интеграции для более качественного и эффективного взаимодействия. Виртуальный офис является эффективным решением для удаленных коллективных коммуникаций как для начинающих предпринимателей, так и для опытных руководителей, которые выходят на новые рынки или расширяют штат сотрудников.
