Совещания и личные встречи, обсуждение задач и мозговой штурм – неотъемлемые атрибуты работы в офисе. А еще созвоны, организация совещаний, десятки задач и бесконечные звонки. Да, существует много качественных приложений для бизнеса, и чтобы все успеть, надо научиться управлять своим временем и грамотно распределять задачи по приоритетности. Но как быть, если бизнес ведется онлайн и контролировать все процессы издалека невозможно? С одной стороны, сотрудники на удаленке могут работать более продуктивно, но с другой, не всем под силу самостоятельно организовать рабочий процесс, иногда сотрудникам нужен строгий контроль.
В этой статье мы собрали 13 лучших приложений для тайм-менеджмента, которые помогут в организации работы в удаленном формате. С их помощью вы можете следить за процессом реализации ежедневных задач и вовремя вносить коррективы в работу коллектива.
Приложения для личного тайм-менеджмента
Чтобы эффективно организовать команду, первым делом надо начать с себя. Бесконечный поток информации в сети заставляет постоянно отвлекаться - чтобы этого не происходило есть специальные приложения для планирования, позволяющие разграничить рабочее время и время отдыха. Ими может пользоваться вся команда, чтобы видеть общий прогресс. Вот несколько таких программ.
Toggl
Toggl – крутой сервис для организации работы отдельных пользователей или всей команды. В приложении можно составлять списки задач для своих сотрудников, контролировать их выполнение и на основании этих данных планировать рабочее время.
В приложении можно создавать индивидуальные или групповые отчеты по потраченному времени на выполнение конкретной задачи. Toggl имеет интеграцию с другими популярными сервисами, это JIRA, Teamweek, Google Calendar и другие. Приложение доступно во всех популярных браузерах, а также на мобильных устройствах и ПК. Премиум стоит от 8$ до 13,35$ в зависимости от выбранного тарифа.
RescueTime
Если вам кажется, что времени вечно не хватает, то RescueTime спешит на помощь. Этот сервис в автоматическом режиме фиксирует время, которое вы проводите в приложениях и на сайтах, а после предоставляет подробный отчет о потраченном времени.
Использование RescueTime позволит узнать, куда же подевалась большая часть рабочего времени. На основании этих сведений можно оптимизировать рабочий процесс. К примеру, заблокировать доступ к каким-то сайтам на указанное время или ограничить время, которое можно провести в конкретных приложениях или сайтах.
Приложение платное, но есть 14-дневный тестовый период. Далее оплата 6,5$ в месяц или одноразовая оплата 99$, чтобы получить доступ навсегда. Также приложение может использоваться для команды, стоимость 6$ за каждого сотрудника.
Focus Booster
Приложение для улучшения концентрации и экономии времени. Focus Booster работает по методу помидора – техника, при которой рабочее время разделяется на 25-минутные блоки и перерывы по 5-10 минут. Если верить исследованиям, то каждое прерывание выполненной задачи требует до 25 минут, чтобы набрать прежний темп работы.
Focus Booster необязательно использовать весь день. Пользователь может задать время сеанса, а после провести анализ результатов. Использование этого приложения поможет оптимизировать рабочий процесс и тратить меньше времени на работу.
Пользователям предлагается бесплатная версия с ограниченным сроком хранения данных и премиум-версия за 3$ в месяц с неограниченным сроком хранения данных.
Timesheet
Этот сервис позволяет создавать голосовые заметки, а также планировать и контролировать свое рабочее и свободное время. В TimeSheet включена функция расчета оплаты работы на основании анализа потраченного времени и создания отчетов на основании этих данных в PDF или Excel.
Программа бесплатная для единоличного использования, для использования в команде стоимость составит 4,5$ за каждого сотрудника.
Evernote
Evernote – это почти полноценная база данных, также возможность организовать всю необходимую информацию и раздать задачи в рамках одного сервиса. В программе интуитивно понятный интерфейс, здесь есть готовые шаблоны на разные цели – от шаблона для онлайн-созвонов до отслеживания физической активности.
Отдельная функция позволяет сохранить в Evernote интересные статьи или видео, чтобы изучить их позже. Стоит внимания и функция распознавания рукописного текста, сейчас доступно 11 языков. Помимо этого, программа распознает отсканированные документы. А еще Evernote можно интегрировать другие приложения, например, Slack и Google Drive.
Приложение предлагает бесплатную версию с некоторыми ограничениями, но для активного использования этого может быть недостаточно. Премиум версия для одного пользователя стоит 2,5$, для использования Evernote командой придется заплатить от 10$ в месяц.
MyLifeOrganized
Приложение для смартфонов на базе Android и iOs. MyLifeOrganized обладает интуитивно понятным интерфейсом и полным набором функций хорошего планировщика задач. Здесь можно оформлять списки, добавлять подзадачи, заметки, теги и устанавливать напоминания. Это не программа-мессенджер, а, скорее, именно планнер.
Здесь можно настроить опцию напоминания по месту, то есть когда вы будете по определенному адресу, то сработает уведомление. Так, вы никогда не забудете о важной встрече или визите. А также избавите себя от рабочих напоминаний дома. Удобно это и если у вас несколько точек продаж и по каждой имеются свои особенности. Еще одна крутая функция - возможность управлять жестами, подобной функции нет ни в одном планировщике.
Программа бесплатная, версия с расширенным функционалом будет стоить 26,99$ и включать создание повторяющихся задач, возможность установить пароли, сортировать задачи в определенном порядке, создавать закладки и многое другое. Премиум обойдется в 71,94$.
Программы для планирования задач команды
Организовать команду, например, в телефонном режиме или в мессенджерах почти невозможно. Командные планировщики задач позволяют эффективно выстроить рабочий процесс, а позже анализировать работу и повышать производительность. Удобный, почти интуитивный, интерфейс позволяет организовать рабочий процесс, чтобы тратить меньше времени на постановку задач и их выполнение. Совместный доступ даст возможность каждому члену команды внести свои коррективы и почувствовать себя важной деталью в сложном механизме. Среди самых популярных и удобных мы отобрали следующие.
Float
Float – удобное приложение для управления проектами, когда у вас небольшая команда. В приложении предусмотрен планировщик, где можно наглядно показать актуальный пул задач для конкретной команды на определенный период времени. Управлять задачами очень просто: огромный выбор фильтров и поисковых функций позволяет быстро обновлять данные и находить нужного сотрудника.
Функционал Float позволяет распределять задачи между командой, разбивать их на этапы и по группам, а также добавлять пояснения к поставленным целям. Приложение также предусматривает возможность формировать наглядные отчеты. Всем пользователям доступен тестовый период 30 дней.
Asana
Asana – удобный и интуитивно понятный сервис для управления проектами. Многими любимая функция этого веб-приложения – возможность вносить все задачи в календарь или список. Благодаря этому, сотрудники будут видеть задачи в календаре и легко отследить что и когда надо выполнить. По окончании работы можно отметить задачу как выполненную, и заодно, наблюдать за рабочим прогрессом.
В функционал включена возможность фильтровать задания по категориям: «выполненные», «невыполненные», «закончить к указанной дате» и «по проектам». Это позволяет руководителю наблюдать за прогрессом, а подчиненным быстро ориентироваться понимать, что уже готово, а над чем надо поработать. Еще одна классная фишка приложения – автоматическая отправка мейлов с уведомлением о наступлении дедлайна.
Asana предлагают бесплатную версию для начинающих с командой до 15 человек. Также предлагаются две премиум-версии по цене 10,99$ и 24,99$ в зависимости от функций.
Trello
Trello – удобный инструмент для работы в больших и малых группах, а также для управления персональными задачами в рамках компании. Сервис позволяет в несколько кликов создать виртуальную доску с задачами-карточками, куда добавляются участники, метки, вложения, инструкции и дедлайны. Доски можно организовать по важности задач, например, «Дела на сегодня», «Дела на неделю», «Дела на месяц».
Главное преимущество Trello - возможность интеграции других инструментов для взаимодействия с командой, например, Dropbox, Slack, Google Drive и другие. В приложении все разбито по категориям, поэтому ориентироваться очень просто.
Приложение доступно на платформах Android iOS, а также во всех популярных браузерах. Бесплатной версии Trello вполне достаточно, чтобы организовать работу нескольких человек. Для получения премиум-доступа для команды до 100 человек придется заплатить 9,99$, есть и расширенная премиум-версия, ее цена зависит от количества сотрудников. Платная версия позволяет получить приоритет в поддержке, добавлять файлы до 250 МБ, ставить свои фоны и пользоваться стикерами и многое другое.
Any.do
В этом сервисе ко всем таскам есть возможность прикреплять подзадачи, теги, вложения, и главное – напоминания. Здесь можно настроить приоритетные задачи и всегда иметь их на виду. Поделитесь списками с подчиненными, чтобы совместно планировать выполнение важных задач.
Также стоит отметить систему мотивации: в игровой форме, когда человек не успевает выполнить задачу, сервис уничтожает виртуальное дерево. Премиум-версия приложения, которая стоит 5,99$ в месяц, разрешает создавать задачи на повторе, а также добавлять документы любого размера, настраивать темы и цветные теги, а также устанавливать напоминания по конкретному месту.
С Any.do работа в команде может быть приятной. Совместное планирование позволит сделать каждого члена команды участником чего-то большого и важного.
Программы для тайм-менеджмента и учета рабочего времени сотрудников
Приложения из этой категории позволят отследить рабочее время вашей команды. Особенно актуально, если вы оплачиваете работу почасово или работаете с фрилансерами и желаете знать, сколько реально времени потрачено на ваш проект. Среди самых удобных программ в этой категории стоит отметить следующие:
Time Doctor
В приложение Time Doctor включено все, что должно быть в удобной программе для контроля и анализа потраченного времени. С помощью этого приложения вы будете получать отчеты о рабочем времени вашей команды. Программа учитывает все действия в рабочее время и анализирует, сколько конкретно ушло на выполнение проекта в целом, на выполнение отдельных задач и на коммуникацию с клиентами.
Кроме этого, Time Doctor повышает дисциплину, так как мониторит активность в сети, отслеживает посещаемые сайты и включает в себя GPS трекинг. Руководитель может контролировать время, и продуктивность значительно растет. Это позволяет сделать работу более эффективной, так как известно, какие задачи и клиенты отбирают больше времени, чем можно себе позволить. Контроль над сотрудниками позволяет платить только за реально сделанный объем работы, и исключает посещение социальных сетей в рабочее время.
Time Doctor предлагает бесплатный тестовый период 14 дней. Далее придется платить 9,99$ за каждого члена команды.
IDoneThis
IDoneThis – стоящая внимания программа для оптимизации рабочих процессов. В какой-то мере данный сервис – это прокачанный список дел, с которым должны расправиться ваши сотрудники. Вся фишка в том, что несделанные задания обозначены красным, после выполнения они превращаются в зеленые.
По сути, IDoneThis позволяет удобно следить за прогрессом. Это приложение помогает создать атмосферу дружеской конкуренции, и заодно, ускорить процесс выполнения рабочих задач. IDoneThis – платная программа, стоимость в месяц за каждого пользователя стартует от 9$.
Roadmap
Еще одна удобная программа, позволяющая контролировать, сколько времени тратят на поставленные задачи сотрудники, работающие удаленно. Особенно хорошо она впишется в бизнес-процессы, если вам надо соблюдать равновесие между контролем и графиком работы большой удаленной команды. Roadmap позволяет отследить активность сотрудников, в программе видно, кто из команды свободный, а у кого слишком много рабочих задач.
Также использование Roadmap позволяет сравнить рабочие графики различных сотрудников, регулярно автоматически формировать отчеты и видеть, как протекает реализация проектов. Основываясь на этих данных, в будущем вы сможете принимать более точные решения и прогнозировать результат. В приложении Roadmap предложены разные тарифы: базовый обойдется в 82$ в месяц, премиальная безлимитная версия стоит 979$ в месяц. В программе есть пробная версия, чтобы понять, подходит ли вам Roadmap.
Удаленная работа создает иллюзию далеких дедлайнов и свободного времени, что выливается в прокрастинацию и срыв сроков. Правильный подбор приложений для тайм-менеджмента может стать основой результативной работы команды и поможет справиться с ленью на удаленке. Берите на вооружение подборку наших программ, начинайте ими пользоваться и смотрите, как растет продуктивность.